Spese di rappresentanza sono deducibili?

Le spese di rappresentanza sono deducibili nel periodo d’imposta di sostenimento se rispondenti a determinati requisiti di congruità ed inerenza. Sono spese di rappresentanza inerenti, sempre ché effettivamente sostenute e documentate, le spese per erogazioni di beni e servizi:

• a titolo gratuito;
• effettuate con finalità promozionali o di pubbliche relazioni;
• il cui sostenimento risponda a criteri di ragionevolezza in funzione dell’obiettivo di generare, anche potenzialmente, benefici economici per l’impresa ovvero sia coerente con pratiche commerciali di settore.

LIMITI

Prima di prendere visione di tutte le tipologie di spese di rappresentanza è opportuno vagliare tutti i limiti che commisurati all’ammontare dei ricavi e proventi della gestione caratteristica dell’impresa, risultanti dalla dichiarazione dei redditi relativa al periodo d’imposta in cui le stesse sono sostenute, in misura pari:

• all’1,3% dei ricavi e altri proventi fino a 10.000.000,00 di euro;
• allo 0,5% dei ricavi e altri proventi per la parte eccedente 10.000.000,00 di euro e fino a 50.000.000,00 di euro;
• allo 0,1% dei ricavi e altri proventi per la parte eccedente 50.000.000,00 di euro.

Così, ad esempio, se nel 2018 sono conseguiti ricavi per un ammontare pari a 55.000.000,00 di euro, il plafond di deducibilità relativo al medesimo esercizio è pari a 335.000,00 euro, ottenuto dalla somma tra:

• 0,013 x 10.000.000,00 = 130.000,00;
• 0,005 x 40.000.000,00 (50.000.000,00 – 10.000.000,00) = 200.000,00;
• 0,001 x 5.000.000,00 (55.000.000,00 – 50.000.000,00) = 5.000,00.

La deduzione delle spese di rappresentanza sostenute nel 2018 è dunque ammessa fino a un massimo di 335.000,00 euro; l’eventuale eccedenza è comunque definitivamente indeducibile e deve costituire oggetto di apposita variazione in aumento nel modello UNICO 2019.

CASI

Visti i limiti possiamo evidenziare che costituiscono spese di rappresentanza, a titolo esemplificativo:

• le spese per viaggi turistici in occasione dei quali siano programmate e in concreto svolte significative attività promozionali dei beni o dei servizi la cui produzione o il cui scambio costituisce oggetto dell’attività caratteristica dell’impresa;
• le spese per feste, ricevimenti e altri eventi di intrattenimento organizzati in occasione di ricor­renze aziendali o di festività nazionali o religiose;
• le spese per feste, ricevimenti e altri eventi di intrattenimento organizzati in occasione dell’inaugura­zione di nuove sedi, uffici o stabilimenti dell’impresa;
• le spese per feste, ricevimenti e altri eventi di intrattenimento organizzati in occasione di mostre, fiere, ed eventi simili in cui sono esposti i beni e i servizi prodotti dall’impresa;
• ogni altra spesa per beni e servizi distribuiti o erogati gratuitamente, ivi inclusi i contributi erogati gratuitamente per convegni, seminari e manifestazioni simili il cui sostenimento risponda ai criteri di inerenza precedentemente indicati.

Viceversa, non costituiscono spese di rappresentanza le spese di viaggio, vitto e alloggio sostenute per ospitare clienti, anche potenziali, in occasione di:

• mostre, fiere, esposizioni ed eventi simili in cui sono esposti i beni e i servizi prodotti dall’impresa;
• ovvero visite a sedi, stabilimenti o unità produttive dell’impresa.

Atteso che non costituiscono spese di rappresentanza, tali oneri sono deducibili in base alle disposizioni generali e non sono dunque soggetti ai limiti sopradescritti.

Altro caso particolare di non costituzione di spese di rappresentanza sono le imprese la cui attività caratteristica consiste nell’organizzazione di manifestazioni fieristiche e altri eventi simili, quindi non costituiscono spese di rappresentanza le spese di viaggio, vitto e alloggio sostenute per ospitare clienti, anche potenziali, sostenute nell’ambito di iniziative finalizzate alla promozione di specifiche manifestazioni espositive o altri eventi simili. Atteso che non costituiscono spese di rappresentanza, tali oneri sono deducibili in base alle disposizioni generali e non sono dunque soggetti ai limiti sopradescritti.

Non sono soggette ai limiti di deducibilità le spese di viaggio, vitto e alloggio sostenute direttamente dall’imprenditore individuale in occasione di trasferte effettuate per la partecipazione a mostre, fiere, ed eventi simili in cui sono esposti beni e servizi prodotti dall’impresa o attinenti all’attività caratteristica della stessa. Tali oneri sono quindi deducibili secondo le regole generali.

OMAGGI

Sono integralmente deducibili le spese relative a beni distribuiti gratuitamente di valore unitario non superiore a 50,00 euro. Pertanto, gli omaggi rientranti tra le spese di rappresentanza sono deducibili:

• interamente, se il valore unitario dei beni in omaggio non supera 50,00 euro;
• nei limiti sopra definiti, se il valore unitario dei beni in omaggio supera 50,00 euro.

Si ricorda che per “valore unitario” deve intendersi non il costo dei singoli beni, bensì l’omaggio nel suo complesso. Così, nel caso di un cesto natalizio, il limite non va riferito ai singoli prodotti compo­­nen­ti il cesto, ma al valore del cesto nel suo complesso.

DEDUCIBILITÀ

Le spese di rappresentanza, come sopra individuate, sono deducibili nel periodo d’imposta di sostenimento (principio di competenza), nel rispetto dei limiti sopra definiti.

Per le imprese di nuova costituzione, le spese di rappresentanza sostenute nei periodi d’imposta anteriori a quello in cui sono conseguiti i primi ricavi, possono essere portate in deduzione dal reddito dello stesso periodo e di quello successivo se e nella misura in cui le spese sostenute in tali periodi siano inferiori all’importo deducibile.

Esempio, si supponga che l’Alfa srl sia costituita nel 2018 e consegua i primi ricavi nel 2020. Le spese di rappresentanza eventualmente sostenute nel 2018 e nel 2019 potranno essere dedotte nel 2020 e/o nel 2021, fermo restando il rispetto dei previsti limiti di deducibilità.

OBBLIGHI DOCUMENTALI

La deducibilità delle erogazioni e dei costi non qualificabili come spese di rappresentanza è subordinata all’adempimento, da parte del contribuente, di particolari obblighi documentali. Inoltre, con specifico riferimento alle spese di rappresentanza, viene attribuita all’Am­ministrazione finanziaria la facoltà di richiedere particolari informazioni. Infatti la deducibilità delle erogazioni e dei costi non costituenti spese di rappresentanza, indicati nel precedente paragrafo, è subordinata alla tenuta di un’apposita documentazione dalla quale risultino anche:

• le generalità dei soggetti ospitati (Nome Cognome Cliente/Fornitore e codice Fiscale);
• la durata e il luogo di svolgimento della manifestazione;
• la natura dei costi sostenuti.

Tale documentazione andrà semplicemente tenuta a disposizione in caso di richiesta da parte degli Uffici dell’Amministrazione finanziaria, senza che essa debba essere allegata al modello UNICO o in questo vadano fornite specifiche indicazioni.

Per ciascuna delle fattispecie costituenti spese di rappresentanza, l’Agenzia delle Entrate e gli organi di controllo competenti possono invitare i contribuenti a indicare:

• l’ammontare complessivo, distinto per natura, delle erogazioni effettuate nel periodo d’imposta;
• l’ammontare dei ricavi e proventi derivanti dalla gestione caratteristica dell’impresa assunti a base di calcolo della percentuale di deducibilità.

L’invito può riguardare anche:

• l’ammontare complessivo delle spese relative ai beni distribuiti gratuitamente di valore unitario non superiore a 50,00 euro;
• l’ammontare complessivo delle spese di cui al precedente paragrafo, non costituenti spese di rappresentanza.

SPESE DI VITTO E ALLOGGIO

Si ricorda che, è comunque limitata al 75% la deducibilità, ai fini delle imposte sui redditi (IRPEF o IRES), delle spese alberghiere e di ristorazione. Sono espressamente escluse dal nuovo regime di deducibilità limitata le spese di vitto e alloggio sostenute dalle imprese per le trasferte effettuate fuori dal territorio comunale dai lavoratori dipendenti o dai titolari di rapporti di collaborazione coordinata e continuativa. Pertanto, le spese alberghiere e di ristorazione sostenute per finalità di rappre­sentanza saranno deducibili nella misura del 75%, nel limite di quanto riportato nel precedente paragrafo.

Così, ipotizzando che, i ricavi e gli altri proventi conseguiti da Alfa SRL ammontino a 1.000.000,00 di euro e che le spese di rappresentanza, relative interamente a prestazioni alber­ghie­re e somministrazione di alimenti e bevande, ammontino a 15.000,00 euro, si dovrebbe operare come segue:

• applicazione del limite del 75% (15.000,00 ´ 75% = 11.250,00);
• applicazione del limite dell’1,3% sui ricavi e altri proventi della gestione caratteristica (1.000.000,00 ´ 1,3% = 13.000,00).

L’importo deducibile sarà pertanto pari a 11.250,00 euro. Si è anche ipotizzata una tesi più restrittiva, applicando il limite del 75% alla soglia dell’1,3%. Nell’esempio proposto, le spese deducibili sarebbero il 75% di 13.000,00 euro, cioè 9.750,00 euro.

TABELLA RIEPILOGATIVA

Nel prosieguo, viene presentato un elenco meramente esemplificativo di spese “promozionali”, con la relativa qualificazione e il relativo trattamento fiscale, alla luce di quanto stabilito dal citato DM 19.11.2008.