I fattori chiave del successo

Per ottimizzare l’efficacia del reporting è utile alle aziende anche di piccole dimensioni procedere all’analisi dei fattori critici di successo, ovvero tutte quelle variabili indicative per il successo di un’azienda, non contemplate dalla struttura di reporting tradizionale, (focalizzata invece su parametri economici da cui dipende la redditività del breve periodo).

Si tratta delle variabili che assicurano il vantaggio competitivo nel lungo periodo ed il cui controllo consente buone prestazioni all’impresa.

Questi fattori chiave sono misurati tramite gli indicatori chiave ( Key Performance Indicator), il cui fine fondamentale è quello di segnalare al management come si sta comportando l’azienda e come si sta movendo ogni Centro di Responsabilità.
Questi indicatori devono avere delle peculiarità che ne consentono un corretto funzionamento e che ne garantiscano la bontà.

Ne sono stati individuati 5:

– Frequenza; la tendenza, importantissima, che si rileva è quella dell’utilizzo di strumenti generatori di report gestiti dagli stessi utenti/decisori che permettono una aperiodicità del reporting, i cosiddetti ad hoc report, cui i affiancano i tradizionali reports periodici, con frequenza che è funzione del ritmo con cui si prendono le diverse decisioni.

– Tempestività; a nulla serve stabilire degli intervalli di tempo brevi se poi gli strumenti di controllo e quelli informativi, non sono in grado di fornire i dati in tempo.

– Forma; la forma del resoconto assume notevole importanza: essa rappresenta, infatti, uno strumento di comunicazione in grado di enfatizzare ed indirizzare correttamente i messaggi contenuti nel sistema.

– Personalizzazione; è importante che i singoli resoconti siano rapportati al singolo utente, che la standardizzazione sia utilizzata il meno possibile e che ogni persona possa usufruire delle informazioni di cui realmente ha bisogno, né in più, né in meno.

– Raggiungibilità; i nuovi sistemi di report sono strettamente legati alle reti aziendali, che permettono l’invio immediato dei report standard, e l’acquisizione in tempi dell’ordine dei minuti di resoconti personalizzati ( via posta elettronica o condivisione remota).

Tutte le caratteristiche sopra illustrate fanno sì che il report sia un mezzo potente ed effettivamente utile al sistema decisionale.

Questi requisiti non possono più essere soddisfatti con carta, penna e calcolatrice, ma soltanto tramite le nuove tecnologie informatiche, che permettono la gestione contemporanea di milioni di dati.